Lanyardi ar logo un ID kartes konferencei 200 dalībniekiem

Šī gada pavasarī sagatavojām komplektu 200 dalībniekiem vienai nozares konferencei Rīgā: lanyardi ar logo (20 mm, sublimācijas druka abās pusēs), caurspīdīgas PVC kabatiņas un personalizētas ID kartes ar vārdu, uzvārdu un organizāciju. Viss darbs no piedāvājuma apstiprināšanas līdz piegādei aizņēma 7 darba dienas, un kopējās izmaksas sanāca aptuveni 2,90 EUR par komplektu bez PVN. Klients piekrita, ka aprakstām projekta gaitu, taču pasākuma nosaukumu un fotogrāfijas ar dalībnieku datiem šeit nepublicējam.

Kāds bija uzdevums

Organizatori vērsās pie mums 12 darba dienas pirms pasākuma. Prasības bija skaidras:

• 200 lanyardi vienā dizainā ar pasākuma logo un divu atbalstītāju logotipiem;
• ID kartes trīs dažādās krāsu grupās — dalībnieki, runātāji, organizatori;
• katrā kartē dalībnieka vārds, uzvārds un pārstāvētā organizācija;
• 20 rezerves kartes bez vārdiem, ko aizpildīt uz vietas reģistrācijā.

Galvenais riska punkts šādos projektos nav druka, bet gan dalībnieku saraksts. Reģistrācija bija atvērta līdz pēdējai dienai, tāpēc vienojāmies sadalīt darbu divās daļās: lanyardi un kabatiņas tiek izgatavoti uzreiz, bet ID kartes — pēc saraksta saņemšanas.

Materiāli un tehniskie risinājumi

Lanyardi

Izvēlējāmies 20 mm platu poliestera lenti ar sublimācijas druku. Sublimācija ļauj drukāt pilnkrāsu attēlu bez papildu maksas par krāsu skaitu — tas bija svarīgi, jo dizainā bija trīs logotipi ar gradientiem. Sietspiede būtu lētāka pie viena logo vienā krāsā, bet šajā gadījumā sublimācija izmaksāja mazāk.

Furnitūra: metāla karabīne ar grozāmu stiprinājumu un drošības aizdare (breakaway) pakausī. Drošības aizdare konferencēm ir standarta prasība — lente atdalās, ja to kāds paraustā.

Kabatiņas un kartes

Kabatiņas — caurspīdīgas PVC, vertikālas, formātam 86×54 mm. Kartes izgatavojām uz 350 g kartona ar matētu laminējumu abās pusēs. Laminēts kartons divu dienu pasākumam ir pilnīgi pietiekams un maksā būtiski mazāk nekā PVC kartes. Personalizāciju veicām ar mainīgo datu druku no klienta Excel faila.

Izmaksas

Orientējošas cenas šim projektam, bez PVN:

Cena par komplektu — aptuveni 2,97 EUR. Pie 500 komplektiem cena par lanyardu nokrīt līdz aptuveni 1,10 EUR, pie 1000 — līdz aptuveni 0,90 EUR. Precīza summa vienmēr atkarīga no lentes platuma, furnitūras, apdrukas veida un kartes materiāla.

Kur var ietaupīt

• 15 mm lente 20 mm vietā — aptuveni 10–15% lētāk, bet mazāks logo laukums;
• apdruka tikai vienā pusē — ietaupījums aptuveni 0,15 EUR/gab;
• plastmasas karabīne metāla vietā — aptuveni 0,10 EUR/gab;
• kartes bez laminējuma, ja pasākums ir vienas dienas.

Grafiks: kā sadalījām 7 darba dienas

Kartes sašķirojām alfabētiskā secībā un iepakojām pa 50 gabaliem kastītēs ar atzīmēm — reģistrācijas galdam tas ietaupa vismaz pusstundu darba pasākuma rītā.

Ko sagatavot no savas puses

• Logo vektorgrafikā — .ai, .eps vai .pdf, krāsas CMYK vai Pantone. JPG no mājaslapas šauram 15–20 mm lauciņam nederēs.
• Dalībnieku saraksts vienā Excel failā ar atsevišķām kolonnām: vārds, uzvārds, organizācija, grupa. Nevis viena kolonna ar visu tekstu kopā.
• Garo nosaukumu pārbaude — ja organizācijas nosaukums ir 60 zīmes garš, tas kartē būs jāsamazina vai jāsadala divās rindās. To labāk izlemt pirms drukas.
• Atbildīgā persona, kas apstiprina paraugu. Viens cilvēks, ne komiteja — tas ietaupa 1–2 dienas.

Ja dizaina vēl nav, sagatavojam maketu paši; vienkāršam lanyardam un kartei tas maksā aptuveni 25–40 EUR.

Ko vēl parasti pievieno pie šāda pasūtījuma

Konferenču komplektos bieži pasūta arī mapes, blociņus un pildspalvas ar to pašu logo. Šajā projektā klients papildus ņēma 200 blociņus A5 formātā un pildspalvas — tos varat apskatīt sadaļā reklāmas preces ar logo. Reģistrācijas zonai izgatavojām arī roll-up un divas A1 afišas ar programmu; tie ir standarta drukas pakalpojumi, ko var pievienot vienam pasūtījumam un vienai piegādei.