Lanyards med logotyp och ID-kort till konferens för 200 deltagare

Förra våren tog vi fram ett komplett paket för 200 deltagare till en branschkonferens i Riga: lanyards med logotyp (20 mm, sublimeringstryck på båda sidor), transparenta PVC-fickor och personaliserade ID-kort med namn, efternamn och organisation. Hela arbetet från godkänd offert till leverans tog 7 arbetsdagar, och den totala kostnaden blev omkring 2,90 EUR per set, exkl. moms. Kunden gick med på att vi beskriver projektets gång, men vi publicerar inte eventets namn eller foton med deltagarnas uppgifter här.

Vad uppdraget innebar

Arrangörerna kontaktade oss 12 arbetsdagar före eventet. Kraven var tydliga:

• 200 lanyards i samma design med eventets logotyp och två sponsorlogotyper;
• ID-kort i tre olika färggrupper — deltagare, talare, arrangörer;
• varje kort med deltagarens namn, efternamn och representerad organisation;
• 20 extra kort utan namn, att fylla i på plats vid registreringen.

Den största risken i sådana projekt ligger inte i trycket, utan i deltagarlistan. Registreringen var öppen fram till sista dagen, så vi kom överens om att dela upp arbetet i två delar: lanyards och fickor tillverkas direkt, medan ID-korten görs efter att listan tagits emot.

Material och tekniska lösningar

Lanyards

Vi valde ett 20 mm brett polyesterband med sublimeringstryck. Sublimering gör det möjligt att trycka en fullfärgsbild utan extra kostnad för antal färger — det var viktigt eftersom designen innehöll tre logotyper med gradienter. Screentryck hade varit billigare vid en logotyp i en färg, men i detta fall blev sublimering mer kostnadseffektivt.

Tillbehör: metallkarbinhake med roterbar fäste och säkerhetsspänne (breakaway) i nacken. Säkerhetsspänne är standardkrav på konferenser — bandet lossnar om någon drar i det.

Fickor och kort

Fickor — transparent PVC, vertikala, format 86×54 mm. Korten tillverkade vi i 350 g kartong med matt laminering på båda sidor. Laminerad kartong räcker gott och väl för ett tvådagarsevent och kostar betydligt mindre än PVC-kort. Personaliseringen gjorde vi med variabel datautskrift från kundens Excel-fil.

Kostnader

Ungefärliga priser för detta projekt, exkl. moms:

Pris per set — omkring 2,97 EUR. Vid 500 set sjunker priset per lanyard till ungefär 1,10 EUR, vid 1000 — till ungefär 0,90 EUR. Den exakta summan beror alltid på bandets bredd, tillbehör, tryckmetod och kortets material.

Var man kan spara

• 15 mm band istället för 20 mm — omkring 10–15 % billigare, men mindre logotypyta;
• tryck på endast en sida — besparing på cirka 0,15 EUR/st;
• plastkarbinhake istället för metall — cirka 0,10 EUR/st besparing;
• kort utan laminering, om eventet pågår bara en dag.

Tidsplan: hur vi fördelade 7 arbetsdagar

Korten sorterade vi i alfabetisk ordning och paketerade i lådor om 50 st med etiketter — det sparar minst en halvtimme vid registreringsbordet på morgonen av eventet.

Vad du behöver förbereda

• Logotyp i vektorformat — .ai, .eps eller .pdf, färger i CMYK eller Pantone. En JPG från hemsidan räcker inte för en smal yta på 15–20 mm.
• Deltagarlista i en Excel-fil med separata kolumner: förnamn, efternamn, organisation, grupp. Inte en enda kolumn med all text ihopslagen.
• Kontroll av långa namn — om organisationens namn är 60 tecken långt måste det förminskas eller delas i två rader på kortet. Det är bäst att bestämma innan tryck.
• En ansvarig person som godkänner provexemplaret. En person, inte en kommitté — det sparar 1–2 dagar.

Om designen inte finns ännu, tar vi fram tryckoriginalet själva; för en enkel lanyard och kort kostar det omkring 25–40 EUR.

Vad man brukar lägga till i en sådan beställning

I konferenspaket beställs ofta även mappar, anteckningsböcker och pennor med samma logotyp. I detta projekt tog kunden dessutom 200 anteckningsböcker i A5-format och pennor — dessa kan du se under profilprodukter med logotyp. Till registreringsområdet tillverkade vi även en roll-up och två A1-affischer med program; det är standard trycktjänster som kan läggas till i samma beställning och leverans.

Vanliga frågor

Hur lång tid tar lanyards med logotyp?

Sublimeringslanyards tar normalt 7–10 arbetsdagar från godkänt tryckoriginal. Om tiden är kortare erbjuder vi lagerband med screentryck eller DTF-dekal — det kan minska tiden till 5–7 arbetsdagar. Brådskande jobb ser vi på individuellt.

Kan man beställa mindre än 100 st?

Ja. Minsta antal för sublimeringslanyards är omkring 50 st, ID-kort tillverkar vi även i omgångar om 10. Vid litet antal blir priset per styck betydligt högre, eftersom startkostnaderna fördelas på en mindre upplaga.

Vad är skillnaden mellan ID-kort i kartong och PVC?

Laminerad 350 g kartong kostar från 0,95 EUR och passar för ett event på 1–3 dagar. Ett PVC-kort kostar från omkring 2,50 EUR, är vattentätt och håller i flera år — det väljs för personalpass, inte för en enstaka konferens.

Kan ni trycka kort med QR-koder?

Ja, vi genererar QR-koder från din lista och trycker dem som en del av den variabla datautskriften. Rekommenderad minsta storlek på QR-koden på kortet är 15×15 mm, så att den läses säkert av en telefon i en svagt upplyst sal.

Kan lanyards återanvändas efter eventet?

Ja, om designen inte innehåller ett årtal eller ett specifikt eventnamn. Många kunder beställer neutrala lanyards med organisationens logotyp och byter bara ut korten — det sparar ungefär hälften av kostnaden för setet varje gång framöver.

Om du planerar en konferens eller ett seminarium, skicka antal deltagare, önskad bandbredd och logotyp — vi tar fram en offert inom en arbetsdag. Skriv till info@attaprint.lv, ring eller skriv på WhatsApp till +371 25776699; övrig information hittar du under kontakt.