Закупка рекламной продукции: на что обратить внимание муниципалитетам и учреждениям

Закупка рекламной продукции в муниципалитете или государственном учреждении чаще всего проходит одним из трёх способов: до 10 000 EUR без НДС — как исследование рынка или ценовой опрос с 2–3 предложениями, от 10 000 до 42 000 EUR — как закупка по 9-й статье Закона о публичных закупках, а свыше 42 000 EUR — как открытый конкурс. На практике большинство заказов сувениров и печати логотипа попадает в первые две категории, и решающий фактор — не процедура, а точность технического задания: если не указан материал, количество цветов печати и разбивка по размерам, предложения невозможно сравнить между собой. Ниже — конкретные пункты, которые стоит включить в документы, и ориентировочные сроки.

Какой вид закупки подходит для Вашей ситуации

Перед составлением технического задания сложите весь годовой план вместе, а не отдельные мероприятия. Если в июне планируется 300 футболок для спортивных соревнований, в сентябре 500 блокнотов для школ, а в декабре 200 кружек — это один предмет закупки (рекламная продукция и нанесение логотипа), и суммы складываются.

Пороговые суммы со временем пересматриваются, поэтому перед объявлением закупки уточните актуальные значения у своего юриста. Для многолетних потребностей удобнее генеральная договорённость на 2–3 года с таблицей цен за единицу — тогда каждый заказ становится простой выборкой из уже утверждённого прайса.

Техническое задание: семь пунктов, определяющих цену

Большинство споров о поставленном товаре возникает из-за отсутствия в задании одного из следующих данных:

• Материал и плотность. Например, для хлопковой футболки — 150 или 180 г/м²; для сумки-шоппера — 100, 140 или 220 г/м².
• Технология нанесения. Шелкография, DTF, вышивка или сублимация. Одноцветная шелкография на 300 футболках дешевле полноцветного DTF, но для многоцветного логотипа шелкография не подходит.
• Количество цветов и размер. «Логотип в 1 цвет, 80 × 25 мм, слева на груди» — проверяемое требование; «логотип на футболке» — нет.
• Разбивка по размерам. Для одежды обязательно указывайте, сколько штук в каждом размере (S–3XL) и нужен ли женский крой.
• Допуски по цвету. Укажите значения Pantone или CMYK и допустимое отклонение — при печати на текстиле 100% точное совпадение оттенка невозможно.
• Упаковка и доставка. По скольким адресам, нужна ли сортировка по учреждениям, нужно ли упаковывать каждое изделие отдельно.
• Срок. Реальный срок — 5–10 рабочих дней с момента утверждения макета; 2 рабочих дня на 500 вышитых кепок нереальны.

Не описывайте одну конкретную модель

В публичной закупке техническое задание не должно указывать на одного производителя. Поэтому описывайте параметры, а не название. Например, если нужна рубашка поло, требование может звучать так: «мужская рубашка поло с коротким рукавом, 180 г/м², доступна минимум в 20 цветах». Такому требованию из нашего каталога соответствует мужская рубашка поло с коротким рукавом, 180 г/м², доступная в широкой цветовой гамме — это позволяет точно подобрать тон под визуальную идентичность муниципалитета, одновременно сохраняя конкуренцию между поставщиками.

Ориентировочные цены для планирования бюджета

Приведённые ниже цены ориентировочные, без НДС, с одноцветной печатью. Точная цена зависит от количества, числа цветов печати и модели.

В форме финансового предложения всегда запрашивайте цену за единицу при конкретном количестве, а не общую сумму — иначе не получится заказать меньшую партию, если бюджет изменится. Полный ассортимент продукции можно посмотреть в разделе рекламная продукция с логотипом.

Сроки: сколько времени отвести

Реалистичный график для мероприятия, которое проходит, например, 20 мая:

• Исследование рынка и получение предложений: 5–10 рабочих дней.
• Решение, договор и подтверждение заказа: 3–5 рабочих дней.
• Подготовка и согласование макета: 1–3 рабочих дня.
• Изготовление и нанесение логотипа: 5–10 рабочих дней в зависимости от продукта и количества; для печатной продукции (наклейки, баннеры, постеры) — 2–5 рабочих дней.
• Доставка и резерв на непредвиденное: 3 рабочих дня.

Итого — около 4 недель. Срочные работы выполняем по отдельной договорённости, но для одежды с печатью и вышивки сжать сроки сложнее, чем для печатной продукции.

Файлы и макеты

В документах закупки укажите, в каком формате учреждение передаст логотип: векторная графика (.ai, .eps, .pdf), цвета CMYK или Pantone. Если у муниципалитета есть руководство по фирменному стилю, приложите его к положению как приложение — это исключает ситуации, когда герб используется в неправильных пропорциях. Если векторного файла нет, его можно перерисовать, но на это стоит отвести дополнительно 1–2 рабочих дня.

Для печатной продукции — дипломов, постеров, наклеек, визиток — полезна отдельная таблица позиций с форматом, плотностью бумаги и сторонами печати. Актуальные форматы и материалы можно проверить в разделе услуги печати.

Часто задаваемые вопросы

Можете ли Вы участвовать в закупке с одним предложением по всем позициям?

Да. Мы работаем как с печатной продукцией, так и с нанесением логотипа на одежду и рекламной продукцией из нашего каталога, поэтому в рамках одного договора можно объединить, например, постеры, футболки и кружки. Обычно это снижает расходы на доставку и административную нагрузку.

Выдаёте ли Вы образцы перед принятием решения?

Для одежды и более крупных заказов сувениров мы готовим образец или тест печати. На подготовку образца нужно отвести 2–4 рабочих дня; если в положении закупки предусмотрена подача образцов, укажите это чётко, чтобы все участники могли это выполнить.

Как поступить, если точное количество ещё не известно?

Заключайте договор с минимальным и максимальным количеством и фиксированными ценами за единицу при конкретных пороговых объёмах (например, 50, 250 и 1000 шт.). Тогда заказы можно делать постепенно в течение всего года.

Принимаете ли Вы заказы с постоплатой и счётом на учреждение?

Да, мы работаем по счетам с юридическими лицами и бюджетными учреждениями, срок оплаты согласовываем в договоре. Необходимые документы — реквизиты, подтверждения об уплате налогов, данные об обороте — предоставляем вместе с предложением.

Насколько маленькую партию можно заказать?

Мы работаем даже с 1 штукой, например, одним ролл-ап стендом или несколькими подарочными кружками. Учтите, что при малых партиях цена за единицу значительно выше, так как подготовительные работы (макеты, формы для шелкографии) не распределяются на большой объём.

Если Вы готовите техническое задание или нужен ответ на ценовой опрос, пишите на info@attaprint.lv или звоните +371 25776699 (также WhatsApp) — менеджер проектов Мадара поможет сформулировать параметры так, чтобы предложения были сравнимы. Смету готовим в течение одного рабочего дня; дополнительная информация в разделе контакты.