Upphandling av profilprodukter: vad kommuner och myndigheter bör tänka på

Upphandling av profilprodukter i en kommun eller statlig myndighet sker oftast på ett av tre sätt: upp till 10 000 EUR exkl. moms — som en marknadsundersökning eller prisförfrågan med 2–3 offerter, från 10 000 till 42 000 EUR — som en upphandling enligt § 9 i lagen om offentlig upphandling, och över 42 000 EUR — som ett öppet anbudsförfarande. I praktiken hamnar de flesta beställningar av souvenirer och tryck i de två första kategorierna, och det avgörande är inte proceduren utan hur exakt den tekniska specifikationen är: saknas uppgifter om material, antal tryckfärger och storleksfördelning blir offerterna inte jämförbara. Nedan följer konkreta punkter att inkludera i dokumenten samt ungefärliga tidsramar.

Vilken typ av upphandling passar din situation

Innan du skriver specifikationen, summera hela årsplanen i stället för enstaka tillfällen. Om du i juni planerar 300 t-shirts till idrottsevenemang, i september 500 anteckningsböcker till skolor och i december 200 muggar, räknas det som ett och samma föremål — reklam- och trycksaksprodukter — och summorna läggs ihop.

Tröskelvärdena justeras över tid, så kontrollera aktuella gränser med din jurist innan upphandlingen annonseras. Vid flerårigt behov är ett ramavtal på 2–3 år med en prislista per enhet smidigare — då blir varje beställning en enkel avrop från en redan godkänd prislista.

Teknisk specifikation: sju punkter som avgör priset

De flesta tvister om levererad vara uppstår för att specifikationen saknar någon av följande uppgifter:

• Material och täthet. Till exempel för en bomullströja — 150 eller 180 g/m²; för en tygkasse — 100, 140 eller 220 g/m².
• Trycktyp. Screentryck, DTF, brodyr eller sublimering. Enfärgat screentryck på 300 tröjor är billigare än fullfärgs-DTF, men screentryck passar inte för en logotyp i flera färger.
• Antal färger och storlek. "Logotyp i 1 färg, 80 × 25 mm, vänster bröst" är ett kontrollerbart krav; "logotyp på tröjan" är det inte.
• Storleksfördelning. För kläder måste ni ange hur många plagg per storlek (S–3XL) och om dam-passform behövs.
• Färgtoleranser. Ange Pantone- eller CMYK-värden och tillåten avvikelse — vid tygtryck är en 100-procentig exakt färgmatchning inte möjlig.
• Förpackning och leverans. Hur många adresser, om varorna ska sorteras per avdelning, om varje produkt ska förpackas separat.
• Tidsram. En realistisk leveranstid är 5–10 arbetsdagar från godkänt tryckoriginal; 2 arbetsdagar för 500 broderade kepsar är inte realistiskt.

Beskriv inte en specifik modell

I offentlig upphandling får specifikationen inte peka på en enda tillverkare. Skriv därför parametrar, inte produktnamn. Om ni till exempel vill ha en piké-tröja kan kravet formuleras "herr pikétröja med korta ärmar, 180 g/m², tillgänglig i minst 20 färger". Ett sådant krav matchas i vår katalog av herr pikétröja med korta ärmar, 180 g/m², som finns i ett brett färgsortiment — det gör det möjligt att exakt matcha kommunens visuella identitet samtidigt som konkurrensen mellan leverantörer bibehålls.

Riktpriser för budgetplanering

Priserna nedan är ungefärliga, exkl. moms, med enfärgat tryck. Det exakta priset beror på antal, antal tryckfärger och modell.

I prisblanketten ska ni alltid begära pris per enhet vid ett specifikt antal, inte en totalsumma — annars går det inte att beställa ett mindre parti om budgeten ändras. Hela sortimentet finns under profilprodukter med logotyp.

Tidsramar: hur mycket tid bör avsättas

Ett realistiskt schema för ett evenemang som till exempel äger rum den 20 maj:

• Marknadsundersökning och mottagande av offerter: 5–10 arbetsdagar.
• Beslut, avtal och orderbekräftelse: 3–5 arbetsdagar.
• Framtagning och godkännande av tryckoriginal: 1–3 arbetsdagar.
• Tillverkning och tryck: 5–10 arbetsdagar beroende på produkt och antal; för trycksaker (dekaler, banderoller, affischer) — 2–5 arbetsdagar.
• Leverans och marginal för oförutsedda händelser: 3 arbetsdagar.

Totalt — cirka 4 veckor. Brådskande jobb utför vi efter separat överenskommelse, men för tryckta kläder och brodyr är det svårare att korta ner tiden än för trycksaker.

Filer och tryckoriginal

Ange i upphandlingsdokumenten i vilket format myndigheten kommer att lämna logotypen: vektorgrafik (.ai, .eps, .pdf), färger i CMYK eller Pantone. Om kommunen har en grafisk profilmanual, bifoga den som bilaga till förfrågningsunderlaget — det förhindrar situationer där vapnet används i fel proportioner. Saknas en vektorfil kan den ritas om, men avsätt då ytterligare 1–2 arbetsdagar för det.

För trycksaker — diplom, affischer, dekaler, visitkort — är det användbart med en separat positionstabell med format, papperstjocklek och tryckssidor. Aktuella format och material kan kontrolleras under tryckeritjänster.

Vanliga frågor

Kan ni delta i en upphandling med en offert för alla positioner?

Ja. Vi arbetar både med trycksaker, klädtryck och profilprodukter från vår katalog, så inom ett och samma avtal kan man till exempel kombinera affischer, t-shirts och muggar. Det minskar vanligtvis leveranskostnader och administrativt arbete.

Lämnar ni ut prover innan beslut fattas?

För kläder och större souvenirbeställningar tar vi fram ett prov eller en trycktest. Avsätt 2–4 arbetsdagar för provframtagning; om förfrågningsunderlaget kräver inlämning av prover, ange det tydligt så att alla anbudsgivare kan uppfylla kravet.

Hur löser man situationen om den exakta mängden ännu inte är känd?

Teckna avtal med ett minsta och högsta antal samt fasta styckpriser vid specifika volymtrösklar (till exempel 50, 250 och 1000 st). Då kan beställningar göras stegvis under hela året.

Tar ni emot beställningar mot faktura med betalning i efterskott till en myndighet?

Ja, vi arbetar med fakturor till juridiska personer och budgetfinansierade organisationer, betalningsvillkoren avtalas i kontraktet. Nödvändiga dokument — företagsuppgifter, intyg om betalda skatter, omsättningsdata — lämnar vi tillsammans med offerten.

Hur litet parti kan vi beställa?

Vi arbetar även med 1 styck, till exempel en roll-up eller några presentmuggar. Observera att styckpriset blir betydligt högre vid små partier, eftersom förberedelsearbetet (tryckoriginal, screentrycksformar) inte fördelas på en stor volym.

Om ni håller på att ta fram en teknisk specifikation eller behöver svar på en prisförfrågan, skriv till info@attaprint.lv eller ring +371 25776699 (även WhatsApp) — projektledaren Madara hjälper till att formulera parametrarna så att offerterna blir jämförbara. Vi tar fram en offert inom en arbetsdag; mer information finns under kontakt.