После выставки: обработка контактов, follow-up и материалы на будущее

После выставки самые важные — первые три рабочих дня: за это время нужно ввести все собранные контакты в один файл, отправить письмо с благодарностью с конкретным предложением и поставить напоминание о повторном письме через неделю. На практике примерно половина контактов отвечает только на второе письмо, поэтому одноразовое «приятно познакомиться» оставляет большую часть работы невыполненной. Не менее важно сразу после выставки привести в порядок стенды и материалы — правильно хранимый roll-up служит 5–8 выставкам, и потом меняется только печатная кассета, а не вся система.

Первые три дня: обработка контактов

День 1 — ввод данных. Визитки, записанные контакты и анкеты нужно перенести в одну таблицу, пока память свежая. Минимальные колонки: компания, контактное лицо, e-mail, телефон, о чём говорили, приоритет (A/B/C), что нужно отправить.

День 2 — письмо с благодарностью. Короткое, персонализированное, со ссылкой на разговор: «говорили о наклейках для вашей новой линейки продукции». Приложите конкретное предложение или ориентир по цене, а не просто каталог. Контактам приоритета A лучше позвонить.

День 3 — планирование. Поставьте в календаре напоминания о follow-up письме через 7 дней и о втором контакте через месяц. Одновременно запишите, чего не хватило на стенде и что осталось — через месяц вы это уже не вспомните.

Follow-up письмо через неделю

Второе письмо не должно быть в духе «получили ли вы моё письмо?». Добавьте новую информацию: готовую смету, визуализацию макета, срок для конкретного заказа. Если ответа нет и после третьего контакта, перенесите контакт в список, которому пишете раз в квартал.

Как хранить roll-up и флаги, чтобы они служили несколько выставок

Большинство повреждений возникает не на выставке, а при транспортировке и хранении на складе. Несколько основных принципов:

• Roll-up всегда храните вертикально или лёжа на плоской поверхности, никогда под другими коробками — изогнутая алюминиевая кассета больше не позволит печатному материалу сворачиваться прямо.
• Перед скручиванием печатный материал протрите сухой или слегка влажной тряпкой; пыль под рулоном создаёт царапины.
• Пляжные флаги и тканевые баннеры храните в сухом месте, сложенными, а не скрученными вокруг стержней — заломы ткани от длительного давления больше не распрямляются.
• Стержни и ножки храните в комплекте со стендом, в маркированной сумке. Потерянная ножка обычно означает покупку нового стенда.
• После каждой выставки проверяйте молнию сумки и края полотна — маленький разрыв в следующий раз станет большим.

Если дизайн устарел или изменился логотип, новую систему покупать не нужно. Замена печатной кассеты в системе roll-up стоит значительно дешевле, чем новый стенд, так как алюминиевый корпус и сумка остаются. Отправьте нам новый макет, и мы подготовим новый печатный материал под существующий размер — чаще всего 85×200 см или 100×200 см. Подробнее об этой услуге: баннеры и roll-up.

Что заказать с запасом к следующей выставке

Самая частая ошибка — всё расходуется до последнего экземпляра, и перед следующим мероприятием приходится снова спешить. С запасом стоит заказывать материалы, у которых нет даты или названия конкретного мероприятия:

• визитки и флаеры без дат — цифровая печать от 1 шт. до больших тиражей;
• наклейки с логотипом (в рулонах или листах) — подойдут как для упаковки, так и для подарков;
• нейтральная рекламная продукция: ручки, блокноты, сумки-шопперы, брелоки;
• бумажные пакеты с логотипом от 100 шт. — в них на выставке удобно раскладывать раздаточные материалы.

Даты мероприятий и хэштеги размещайте только на плакатах и постерах, которые вы в любом случае печатаете каждый раз заново.

Примеры из нашего каталога

• Рекламный стенд Standart Roll-Up Black с печатью — алюминиевый корпус с полноцветной печатью на блэкаут-материале, который не пропускает свет; цена от 62,48 EUR/шт. уже при заказе 1 шт.
• Рекламный стенд Double Roll-Up с печатью — двусторонний алюминиевый стенд с печатью на обеих сторонах, подходит для расположения в проходе или отдельной зоны; цена от 167,60 EUR/шт. при 1 шт.

Цены указаны без НДС и являются ориентировочными — точная сумма зависит от размера, количества и того, нужна ли полная система или только новый печатный материал.

Как понять, окупилась ли выставка

Считайте не эмоции, а цифры. Минимальный набор, который стоит зафиксировать через две недели и затем через три месяца после выставки:

Если цена за один квалифицированный контакт ниже, чем ваша обычная цена привлечения клиента в других каналах, выставка сработала. Помните, что стенд, roll-up и флаги многоразовые — их стоимость можно распределить на 3–5 мероприятий, а не списывать на одно.

Сроки к следующему мероприятию

Наша собственная печать — наклейки, визитки, плакаты, материалы для roll-up — обычно 1–3 рабочих дня. Рекламная продукция с логотипом из каталога занимает 6–10 рабочих дней (производство 4–7 дней в зависимости от количества плюс доставка 2–3 дня). Это значит, что заказ материалов нужно начинать минимум за 3 недели до выставки; срочные заказы делаем по отдельной договорённости.

Файлы ожидаем в векторной графике (.ai, .eps, .pdf, .svg), в CMYK, растровые изображения 300 dpi. Макет всегда согласовываем по e-mail перед печатью.

Часто задаваемые вопросы

Как быстро после выставки нужно отправить первое письмо?

Оптимально — на следующий рабочий день, не позже третьего. Позже человек уже не вспомнит разговор, и письмо будет выглядеть как массовая рассылка.

Можно ли заменить только печатный материал в существующем roll-up?

Да, если алюминиевая кассета и механизм в рабочем состоянии. Это стоит существенно дешевле, чем новый стенд. Отправьте фото с размером кассеты и новый макет, и мы назовём точную цену.

Как лучше хранить roll-up между выставками?

В сумке, вертикально или лёжа на плоской поверхности, в сухом помещении, без веса сверху. Печатный материал всегда должен быть полностью смотан в кассету, а не наполовину.

Сколько рекламной продукции заказывать к следующей выставке?

Обычно рассчитывают 30–50% от планируемого числа посетителей вашего стенда, более дорогие подарки — только для разговоров приоритета A. Заказывайте нейтральные материалы без дат, чтобы остаток пригодился в следующий раз.

Сколько ждать новый roll-up с печатью?

Стандартный roll-up с печатью готовим за 1–3 рабочих дня после подтверждения макета. Если нужно быстрее, свяжитесь с нами — часто можно решить в тот же день.

Как понять, что контакт квалифицированный?

Если есть e-mail, понятная потребность и примерный временной план. Визитка без содержания разговора — это адресат, а не контакт.

Если готовитесь к следующей выставке или нужен новый печатный материал для существующего стенда, пишите на info@attaprint.lv, звоните или пишите в WhatsApp на +371 25776699. Смету с ценами, местом нанесения логотипа и сроком по каждой позиции готовим в течение одного рабочего дня.