Efter mässan: hantera kontakter, följ upp och material till nästa gång

De första tre arbetsdagarna efter en mässa är avgörande: under den tiden ska alla insamlade kontakter läggas in i ett och samma dokument, ett tackmejl med ett konkret erbjudande ska skickas, och en påminnelse om en uppföljning efter en vecka ska läggas in i kalendern. I praktiken svarar ungefär hälften av kontakterna först på det andra mejlet, så ett enda "trevligt att träffas"-mejl lämnar störst delen av jobbet ogjort. Lika viktigt är att direkt efter mässan ta hand om ställ och material — ett roll-up som förvaras rätt håller i 5–8 mässor, och därefter behöver du bara byta ut trycket, inte hela systemet.

De första tre dagarna: hantering av kontakter

Dag 1 — registrering. Visitkort, antecknade kontakter och formulär bör föras över till en och samma tabell medan minnet är färskt. Minimikolumner: företag, kontaktperson, e-post, telefon, vad ni pratade om, prioritet (A/B/C), vad som ska skickas.

Dag 2 — tackmejl. Kort, personligt, med referens till samtalet: "vi pratade om dekaler till er nya produktlinje". Bifoga ett konkret erbjudande eller prisindikation, inte bara en katalog. Till A-prioriterade kontakter är det bättre att ringa.

Dag 3 — planering. Lägg in påminnelser i kalendern för en uppföljning efter 7 dagar och en andra kontakt efter en månad. Skriv samtidigt ner vad som saknades i montern och vad som blev över — efter en månad minns du det inte längre.

Uppföljningsmejl efter en vecka

Det andra mejlet får inte vara "fick du mitt mejl?". Bifoga ny information: en färdig offert, en visualisering av trycket, en tidsram för en konkret beställning. Om det inte kommer något svar ens efter den tredje kontakten, flytta kontakten till en lista som du skriver till en gång per kvartal.

Så förvarar du roll-up och flaggor så de håller flera mässor

De flesta skador uppstår inte på själva mässan, utan under transport och i förvaring. Några grundprinciper:

• Förvara roll-up alltid stående eller liggande på en plan yta, aldrig under andra lådor — en böjd aluminiumkassett gör att trycket inte längre kan rullas upp rakt.
• Torka av trycket med en torr eller lätt fuktig trasa innan det rullas ihop; damm under rullen orsakar repor.
• Förvara beachflaggor och tygbanderoller torrt, vikta, inte rullade runt stängerna — tygveck från långvarigt tryck jämnas inte längre ut.
• Förvara stänger och fötter tillsammans med stället, i en märkt väska. En förlorad fot innebär oftast ett nytt ställ.
• Kontrollera väskans dragkedja och tygkanterna efter varje mässa — en liten reva blir stor nästa gång.

Om designen är föråldrad eller logotypen har ändrats behöver du inte köpa ett nytt system. Att byta ut trycket i ett roll-up-system kostar betydligt mindre än ett nytt ställ, eftersom aluminiumstommen och väskan behålls. Skicka den nya filen så förbereder vi nytt tryckmaterial för den befintliga storleken — oftast 85×200 cm eller 100×200 cm. Läs mer om tjänsten: banderoller och roll-up.

Vad du bör beställa med marginal till nästa mässa

Det vanligaste misstaget är att allt används upp till sista biten, och man måste återigen stressa fram material inför nästa event. Det lönar sig att beställa material utan datum eller specifikt eventnamn med marginal:

• visitkort och flyers utan datum — digitaltryck från 1 st till stora upplagor;
• dekaler med logotyp (i rulle eller ark) — passar både till förpackning och som gåvor;
• neutrala profilprodukter: pennor, anteckningsböcker, tygkassar, nyckelringar;
• papperspåsar med logotyp från 100 st — bra att lägga utdelningsmaterial i på mässan.

Lägg eventdatum och hashtags bara på affischer och plakat, som ni ändå trycker på nytt varje gång.

Exempel från vår katalog

• Reklamställ Standart Roll-Up Black med tryck – aluminiumstomme med fullfärgstryck på blockout-material som inte släpper igenom ljus; pris från 62,48 EUR/st redan vid 1 st.
• Reklamställ Double Roll-Up med tryck – dubbelsidigt aluminiumställ med tryck på båda sidor, passar för en gångpassage eller en separat zon; pris från 167,60 EUR/st vid 1 st.

Priserna anges exkl. moms och är vägledande — den exakta summan beror på storlek, antal och om du behöver ett helt system eller bara nytt tryckmaterial.

Hur du vet om mässan lönade sig

Räkna inte på känslor utan på siffror. Ett minimalt set att följa upp två veckor och sedan tre månader efter mässan:

Om priset per kvalificerad kontakt är lägre än din vanliga kundanskaffningskostnad i andra kanaler, har mässan fungerat. Kom ihåg att ställ, roll-up och flaggor används flera gånger — deras kostnad kan fördelas över 3–5 event i stället för att skrivas av på ett enda.

Tidsramar för nästa event

Vårt eget tryck — dekaler, visitkort, plakat, roll-up-material — tar vanligtvis 1–3 arbetsdagar. Profilprodukter med logotyp från katalogen tar 6–10 arbetsdagar (produktion 4–7 dagar beroende på antal plus leverans 2–3 dagar). Det betyder att beställningen av material bör påbörjas minst 3 veckor före mässan; brådskande arbeten utför vi efter separat överenskommelse.

Vi tar emot filer i vektorformat (.ai, .eps, .pdf, .svg), CMYK, rasterbilder i 300 dpi. Vi godkänner alltid tryckoriginalet via e-post innan tryck.

Vanliga frågor

Hur snabbt efter mässan ska det första mejlet skickas?

Helst nästa arbetsdag, senast den tredje. Senare minns personen inte längre samtalet, och mejlet ser ut som ett massutskick.

Går det att bara byta ut trycket på ett befintligt roll-up?

Ja, om aluminiumkassetten och mekanismen fungerar. Det kostar betydligt mindre än ett nytt ställ. Skicka ett foto med kassettens storlek och det nya tryckoriginalet, så ger vi ett exakt pris.

Hur förvarar man roll-up bäst mellan mässor?

I väskan, stående eller liggande på en plan yta, i ett torrt utrymme, utan vikt ovanpå. Trycket ska alltid vara helt inrullat i kassetten, inte halvvägs.

Hur mycket profilprodukter bör man beställa till nästa mässa?

Vanligtvis räknar man med 30–50 % av det förväntade antalet besökare i montern, dyrare gåvor — bara till A-prioriterade samtal. Beställ neutrala material utan datum, så kommer det som blir över till nytta nästa gång.

Hur länge får man vänta på ett nytt roll-up med tryck?

Ett standard roll-up med tryck förbereder vi på 1–3 arbetsdagar efter godkänt tryckoriginal. Om det behövs snabbare, kontakta oss — ofta går det att lösa samma dag.

Hur vet man om en kontakt är kvalificerad?

Om det finns en e-postadress, ett tydligt behov och en ungefärlig tidsplan. Ett visitkort utan innehåll från samtalet är en adressat, inte en kontakt.

Om ni förbereder er för nästa mässa eller behöver nytt tryckmaterial till ert befintliga ställ, skriv till info@attaprint.lv, ring eller skriv på WhatsApp till +371 25776699. Vi tar fram en offert med priser, trycksätt och tidsram för varje position inom en arbetsdag.